Причины недостачи при инвентаризации

Содержание

Излишки и недостачи: причины возникновения, оформление и учет

Причины недостачи при инвентаризации

/ Трудовое право / Ответственность / Материальная

Назад

: 29.04.2016

Время на чтение: 8 мин

0

6649

На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.

В идеале эти показатели должны совпадать, однако на практике такое бывает крайне редко.

  • Как определяется недостача продукции при инвентаризации?
  • Как оформить недостачу? В рамках норма естественной убыли
  • В результате неконтролируемых обстоятельств
  • В результате хищения
  • Взыскание ущерба с виновных лиц
  • Выявление излишков
  • Инвентаризация

    Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

    Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней.

    Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.

    Что такое недостача

    Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.

    Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:

    1. Установить степень ответственности каждого причастного лица.
    2. Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
    3. Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
    4. Выявить причины излишков или недостачи.
    5. Получить пояснения по факту недостачи.

    Выявление недостачи в торговой точке

    При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

    1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
    2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

    Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

    Как написать объяснительную

    В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.

    Важно!
    Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.

    Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.

    Объяснительная содержит в себе два раздела:

    1. В фактическом
      разделе приводятся события и условия, которые привели к возникновению описываемой в документе ситуации. Например, это можно сделать так: «Вчера, 20 марта, в кафе «Улыбка», проходила инвентаризация. В результате проверки были обнаружены излишки средств в кассе».
    2. В причинном
      разделе указывается, из-за чего в кассе появились лишние средства. Причин обычно несколько, и их необходимо грамотно пояснить, чтобы снизить степень своей вины или будущей ответственности.

    При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет. Документ доносит до руководства лишь то, что работник знает и видел, — данные и факты.

    Действия работодателя при выявлении недостачи

    При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

    1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
    2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

    Взыскание ущерба с виновных лиц

    Если в результате инвентаризации выявлена недостача, виновником которой признан сотрудник организации, работодатель вправе взыскать с него сумму нанесённого ущерба. Процедура взыскания выглядит так:

    1. создание комиссии;
    2. проведение инвентаризации;
    3. установление причин недостачи;
    4. письменное разъяснение сотрудником данного факта;
    5. составление акта при отказе работника дать письменное объяснение.

    Размер материального ущерба, причинённого организации в результате порчи или утраты имущества, определяется на основании рыночных цен, действующих на момент причинения ущерба, но не менее его покупной стоимости с учётом степени износа.

    Если выяснить день причинения ущерба не представляется возможным, работодатель вправе объявить им день фактического обнаружения недостачи.

    Если сумма ущерба не превышает средней заработной платы работника, основанием для взыскания денежных средств является приказ работодателя, изданный в течение одного месяца с момента определения размера ущерба. Если работник не против добровольного возмещения недостачи, приказ не составляется.

    В

    случаях, когда со дня обнаружения недостачи прошло больше месяца, сумма ущерба превышает месячный заработок работника или он не согласен на возмещение убытков, работодатель может обратиться в суд.

    Если ответственным за факт недостачи признан рабочий коллектив, то степень материальной ответственности отдельного сотрудника определяется с учётом вины каждого работника, его заработной платы и трудового стажа в организации.

    Наиболее часто при определении размера возмещения ущерба каждого члена коллектива пользуются формулой: произведение общей суммы ущерба на среднемесячную заработную плату работника за период с предпоследней инвентаризации до выявления недостачи по отношению к зарплате всего коллектива с учётом трудового стажа.

    Узнайте в нашей статье, о том, как рассчитать среднюю заработную плату. Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и безтарифной) вам понадобится изучить эту статью.

    Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

    Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

    В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:

    1. После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
    2. Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
    3. Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

    Источник: https://PlatformaVr.ru/trud/nedostacha-pri-inventarizacii-chto-delat-rabotodatelyu.html

    Причины возникновения пересортицы

    Причины недостачи при инвентаризации

    >Объяснение причин излишков или недостач пример

    Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации

    По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.

    Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.

    Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.

    Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.

    Содержательная часть подразделяется на:

    1. Фактическую. В ней вы должны описать те моменты, которые послужили поводом написания записки. Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка. В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
    2. Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.

    Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.

    Обязательными реквизитами документа является:

    1. Наименование компании.
    2. ФИО директора, должность.
    3. Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
    4. Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
    5. Дата составления и подпись.

    Пример объяснительной записки:

    После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику. Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер.

    Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра.

    Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику.

    Вот еще один пример правильно оформленной записки:

    Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания

    Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.

    Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб.

    Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров. Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству. Акт должны подписывать не только представители руководства, но и члены независимой комиссии.

    Документ состоит из 3 обязательных страниц:

    1. В 1-ой вписываются данные о сторонах сделки.
    2. Во 2-ой указываются сведения об отгрузочных документах и фактических поставках.
    3. В 3-ей сообщаются условия проведения инвентаризационной экспертизы.

    Еще одним немаловажным документом является акт о списании товара. Он оформляется тогда, когда товар не подлежит продаже. Оформляется он по форме №ТОРГ-16.

    Заполнять данную форму должен руководитель, либо его заместитель, который обязан еще и собрать комиссию, которая бы зафиксировала факт порчи товара.

    В документе должны быть указаны следующие сведения:

    1. Дата поступления товара на склад.
    2. Дата списания товара.
    3. Номер накладной.
    4. Причина списания, либо некий код.
    5. Наименования товара, сумма.
    6. Инициалы членов комиссии, подписи.
    7. Решение начальника компании о том, каким способом организация будет покрывать ущерб от списания.

    Примеры других актов:

    Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?

    Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

    Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.

    Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

    • преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
    • противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
    • присутствие ошибок и недочетов в документации.

    Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

    Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

    При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

    Как написать в отношении товаров на складе — образец

    Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

    В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

    Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, .

    Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

    • Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
    • Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
    • Дата составления записки, ее порядковый номер.
    • Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
    • Инициалы, должность, подпись работника.

    Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе –word.

    о недостаче товаров на складе

    Я, Углов Д.А., 12 июня 2018 года проводил пересчет товара на складе. В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.

    Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю потребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения. Я никакого отношения к недостаче не имею, поэтому утверждаю, что моей вины в выявленном нарушении нет.

    Кладовщик, Углов Д. А.

    Пример записки по факту нехватки денег в кассе

    В случае выявления недостачи денег в кассе также как и в предыдущей ситуации, материально-ответственным лицом оформляется объяснительная записка.

    Структура документа в каждом случае одинакова — различаются лишь причины возникновения проблемы.

    Скачать образец объяснительной записки при недостачи денег в кассе –word.

    Объяснительная о недостаче денег в кассе

    15 июня 2018 года в компании была проведена инвентаризация, в результате которой специалистами, ее проводящими, была обнаружена недостача денег в кассе — 50000 р.

    Предполагаю, что она возникла по причине того, что 12 июня мною была выдана аналогичная сумма сотруднику отдела кадров, Зимину А.А. Расходный ордер при этом оформлен не был. Выдача денег была произведена по доверенности, составленной главным бухгалтером Ивановой М.В.

    Кассир, Маркова М. Т.

    Налогообложение выявленных при инвентаризации излишек и недостач

    Как следует в целях налогообложения прибыли и НДС отразить полученный при инвентаризации результат (условно): излишки (100 единиц), недостача (95 единиц)?

    Согласно ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч.

    2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.

    1995 N 49 (далее — Методические указания).

    Источник: https://arbatcredit.ru/prichiny-vozniknoveniya-peresortitsy/

    Недостача при инвентаризации: что делать в случае выявления

    Причины недостачи при инвентаризации

    Соответствие фактических данных учетным по итогам проведения ревизии явление достаточно редкое. Периодически в результате пересчета выявляются излишки или недостачи.

    Если излишки не ухудшают финансового положения компании, то недостачи можно отнести к прямым потерям бизнеса.

    В связи с этим для компании важно их своевременно и корректно оформить, определить возникла ли недостача при инвентаризации по вине материально-ответственного лица.

    Сущность, цель и порядок проведения инвентаризации

    Как и любой другой хозяйственный процесс проведение инвентаризации имеет свои цели. К ним относят:

    • Определение фактического наличия ТМЦ;
    • Сравнение выявленного количества ценностей с учетными данными;
    • Контроль за сохранностью имущества;
    • Выявление злоупотреблений и виновных в них лиц;
    • Определение непригодных к дальнейшему производственному использованию ценностей и материалов.

    Являясь важным элементом управления и контроля, инвентаризация обязательна при составлении годовой отчетности компаний, при смене МОЛ, в случае выявления фактов хищений, при реорганизации компании и после стихийных бедствий.

    Инвентаризировать можно как все имущество фирмы, так и его часть. Основным документом, регулирующим процедуру ревизии в компании, является методические указания, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

    Любая инвентаризация проводится комиссией численностью, как правило, не менее 4 человек, один из участников которой – материально-ответственное лицо.

    Она назначается приказом руководителя, кроме того, в распорядительном документе утверждается срок проведения и дата начала пересчета имущества и ценностей. Для этого можно использовать унифицированную форму № ИНВ-22.

    В процессе инвентаризации ее члены осматривают, просчитывают объекты проверки, заносят результаты в инвентаризационную опись.

    Отражение результатов инвентаризации

    По итогам инвентаризации оформляется:

    • Инвентаризационная опись, которая подписывается всеми участниками комиссии;
    • В случае выявления учетных данных от фактических составляется сличительная ведомость по форме ИНВ №19 – скачать образец.
    • Истребуют объяснения МОЛ по причинам возникновения несоответствий;
    • Составляется ведомость учета результатов инвентаризации по форме № ИНФ-26 – скачать образец;
    • Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации.

    Результатом может быть соответствие остатков данным учета, недостача или излишек. Недостача это отклонение фактических данных по количеству в меньшую сторону от учетных.

    В случае выявления недостачи по итогам пересчета в компании обязательно проводится служебное расследование этого факта. В ходе его проведения:

    • Издается приказ о назначении комиссии по расследованию;
    • С материально-ответственных лиц берутся письменные объяснения;
    • При отказе от пояснений составляется письменный комиссионный акт;
    • По итогам расследования оформляется акт с отражением результатов, выводов комиссии, фактической оценкой стоимости ущерба, в нем же указываются виновные лица (в случае их выявления).

    Недостача не всегда является результатом злоупотреблений, иногда оказывается, что она выявлена в результате ошибок в подсчетах или несвоевременным проведением документов в учетных системах.

    При этом порядок действий работодателя в зависимости от того выявлены или нет виновные лица будет разным.

    Кроме того, если установлен переизбыток одного имущества и нехватка другого, по решению руководителя может быть проведена пересортица.

    Под пересортицей понимается полное или частичное покрытие недостачи за счет излишков. Кроме того, часть ущерба может быть списана на затраты в пределах норм естественной убыли.

    Взыскание ущерба с виновных

    Если ответственность МОЛ достоверно установлена, компания может возместить потери за счет его личных средств. Однако в этом случае возможны 2 варианта:

    • Сумма недостачи менее или равна среднему заработку, в этом случае работодатель может единолично издать приказ о взыскании ее суммы из зарплаты работника. При этом разовый размер удержания не должен превышать 20% от месячного заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента обнаружения недостачи;
    • Сумма недостачи более одного среднего заработка, в этом случае сумму в пределах месячного дохода также можно взыскать с работника сразу, а вот с остатком долга нужно поступить одним из следующих способов:
      • Договорится с работником о добровольной выплате ущерба, после чего он пишет заявление с просьбой удерживать у него определенные суммы или сразу вносит оставшуюся недостачу в кассу;
      • Обратиться в суд с иском к работнику, о взыскании с него в принудительном порядке суммы ущерба. Это происходит также при пропуске месячного срока взыскания в сумме средней зарплаты.

    Для обращения взыскания по недостаче на работника с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

    Что делать, если виновных нет?

    Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.

    Суммы в пределах естественной убыли относятся на производственные затраты, а сверх нее списываются на убытки компании (за счет чистой прибыли).

    Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.

    Источник: https://glavny-yurist.ru/chto-delat-v-sluchae-nedostachi-pri-inventarizacii.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.